Collectivités & secteur public
Le temps de vos agents part dans des tâches qui ne sont pas leur métier : ressaisir, relancer, chercher un document.
Ce temps existe déjà. Il est simplement au mauvais endroit.
Nous allons le chercher là où il se perd, pour qu'il revienne au service rendu.
Qui sommes-nous
BNS Performance aide les communes à optimiser leurs processus et à redonner du temps à leurs agents, sans changer leur façon de travailler.
Nous partons de votre organisation, de vos contraintes et de votre calendrier. Pas d'un logiciel qu'il faudrait caser.
Le fondateur
Benjamin Bensoussan, fondateur de BNS Performance.
Quinze ans à des postes de direction dans un groupe international de conseil opérationnel, dont douze consacrées à créer et diriger des business units en France et en Espagne.
Une part importante de cette activité s'est exercée auprès de donneurs d'ordre publics et parapublics : opérateurs de transport et de logistique, énergéticiens, collectivités régionales.
J'ai répondu à des dizaines de marchés publics, et ai recruté et dirigé pendant ces mêmes années des équipes d'acheteurs en mission chez des donneurs d'ordre publics.
J'ai eu la commande publique sous les yeux tous les jours, des deux côtés de la table : celui qui rédige la consultation, et celui qui y répond.
Une grande structure publique ne fonctionne pas comme une commune de six mille habitants.
Les règles d'achat, elles, sont les mêmes.
Vos enjeux
Trois constats traversent tous les services : les pièces qui arrivent en vrac et qu'il faut ressaisir dans plusieurs logiciels, la même information saisie deux ou trois fois dans des outils qui ne se parlent pas, et le savoir-faire qui part avec un agent.
Le reste dépend de votre service.
Les tableaux de suivi tenus à la main, déjà périmés au moment de décider
Les décisions prises en réunion dont personne ne sait, trois mois après, si elles ont été suivies
Le conseil municipal qui approche et les pièces qui arrivent la veille
Les mêmes chiffres demandés à trois services, et trois réponses différentes
Le temps passé à rassembler ce qui existe déjà, avant chaque arbitrage
Les délibérations, arrêtés et pièces de marché introuvables au moment où il les faut
Les arrêtés rédigés en repartant d'un ancien fichier, qu'il faut relire ligne à ligne
Le courrier qui arrive, se répartit à la main, et dont personne ne sait où il en est
Les mêmes dix questions posées toute l'année, au guichet comme au téléphone
Le rapprochement entre l'engagement, la facture et le service fait, refait à la main
Les factures qui circulent de bureau en bureau avant d'être mandatées
Les pièces justificatives réclamées une deuxième fois, faute de les retrouver
Le suivi des subventions éclaté entre un tableur, des courriels et la mémoire d'une personne
L'avancement réel du budget, connu seulement à la décision modificative
Le dossier de consultation assemblé à la main, pièce par pièce, à chaque procédure
Les offres comparées dans un tableau refait à chaque marché
Les consultations en cours suivies entre le profil acheteur, des courriels et un tableur
La veille sur les prix et les fournisseurs faite au coup par coup, quand il faut décider
Les dates de fin de marché découvertes au moment de la reconduction
Les absences et les plannings suivis sur un tableur, puis recopiés ailleurs pour la paie
Les mêmes questions d'agents qui reviennent chaque mois, faute d'un endroit où chercher
Les dossiers d'agents éclatés entre le papier, un serveur et le logiciel
Les campagnes d'entretiens professionnels relancées à la main, une par une
Le plan de formation reconstruit chaque année depuis une feuille blanche
Les dossiers déposés au guichet, scannés, puis ressaisis pour l'instruction
Les pièces manquantes réclamées par courrier, sans trace de qui a répondu quoi
Le va-et-vient avec le service instructeur mutualisé, suivi nulle part
Les demandes de renseignements des notaires traitées une par une
Les registres et affichages tenus en parallèle du logiciel
Les demandes d'intervention notées sur un carnet, et des riverains qui rappellent pour savoir
Les bons de travaux remplis sur papier, ressaisis le soir
L'état réel du patrimoine connu de quelques agents seulement
Les sinistres et déclarations d'assurance montés dossier par dossier
Les plannings d'équipes refaits chaque semaine sur un tableau blanc
Les contributeurs du bulletin municipal relancés un par un, à chaque numéro
Les mêmes informations republiées à la main sur le site, les réseaux et le panneau lumineux
Les photos et visuels éparpillés, retrouvés en fouillant d'anciens dossiers
Les demandes des associations reçues par tous les canaux, et suivies sur aucun
Les événements préparés sans mémoire du précédent, rétroplanning refait de zéro
Les retours des administrés sur les réseaux, lus mais jamais consolidés
Nos clients
Cette page s'adresse à vous si vous êtes :
Où sommes-nous
Nous intervenons auprès des communes des Alpes-Maritimes et de l'Est-Var.
La proximité ne se décrète pas depuis l'autre bout du pays : nous venons en mairie, à chaque phase de la mission.
Un processus communal se comprend au guichet et dans les bureaux.
Communes
Notre approche
Un logiciel de plus n'a jamais réglé un problème d'organisation.
Nous auditons vos processus, identifions ce qui se répète inutilement, puis définissons avec vous les moyens concrets d'y remédier. Un seul interlocuteur vous accompagne, du premier échange au dernier.
Vos données ne quittent pas la commune.
Nous travaillons dans vos outils, avec des accès nominatifs que vous ouvrez et que vous pouvez fermer à tout moment.
Rien n'est recopié sur nos systèmes, et les automatisations tournent sur vos comptes : le jour où vous n'avez plus besoin de nous, tout reste en place.
Les phases d'une mission
Comprendre comment vos services travaillent, repérer ce qui se répète et cibler ce qui coûte le plus de temps. Un premier échange, puis des entretiens courts avec les agents concernés.
Trente minutes d'échange, puis quelques entretiens courts avec les agents concernés
Le Rapport Diagnostic Flash
Quelques jours
Définir ce qu'il y a à faire, dans quel ordre, et à quel coût. Nous nous connectons à vos outils et bâtissons la feuille de route avec vous.
Un accès à vos outils, et de la disponibilité pour répondre à nos questions
Une feuille de route à tiroirs (vous n'activez que ce que vous voulez), une proposition commerciale et un rétroplanning calé sur votre calendrier budgétaire
1 à 2 semaines
Déployer sur des cas réels, tester avec les agents et documenter de bout en bout. Rien n'est livré sans avoir tourné sur vos propres dossiers.
Le temps de tester ce qui est déployé, et de le critiquer
Des outils utilisables par vos agents, documentés en langage courant
Selon le périmètre retenu
Former, rendre autonome, puis maintenir et faire évoluer dans la durée.
Le temps de former vos agents, jusqu'au niveau d'autonomie que vous visez
Formations, supports et points de suivi
En continu, à la carte
Le rétroplanning se cale sur votre calendrier budgétaire.
Un diagnostic mené à l'automne alimente les arbitrages du budget primitif.
Le même projet présenté en février arrive après la décision.
Questions fréquentes
C'est souvent la première question posée en interne, et elle est légitime.
Nous ne travaillons pas sur les effectifs. Nous travaillons sur des tâches, celles que personne ne revendique.
Les agents sont associés dès le cadrage : ce sont eux qui savent où le temps se perd, et ce qu'ils décrivent se retrouve dans le plan.
Peu de temps, et rien qu'ils ne sachent déjà faire ou que nous ne leur apprenions.
Comptez un premier échange de trente minutes, quelques entretiens courts au cadrage, puis des points de validation.
Si un outil demande une compétence nouvelle, la formation fait partie de la mission : elle n'est jamais à la charge de l'agent.
Alors c'est que nous avons mal fait notre travail : mal conçu l'outil, mal expliqué à quoi il sert, ou mal formé ceux qui doivent s'en servir.
Quand un outil n'est pas utilisé, c'est presque toujours qu'il ne correspond pas au travail réel.
C'est pour cela que nous commençons par regarder comment vos agents travaillent vraiment.
Le CNFPT forme vos agents à ce qu'est l'intelligence artificielle, et il le fait bien.
Notre travail commence après : regarder vos processus, vos données, vos agents, et dire où elle sert chez vous. Ou si elle ne sert nulle part cette année.
Quand une formation sur mesure est nécessaire, nous la construisons avec vous, seuls ou avec un organisme spécialisé du secteur public.
Nous travaillons avec votre service informatique.
Une solution qui le contourne ne survit pas à sa première mise à jour : nous identifions qui décide de quoi avant de proposer quoi que ce soit.
Et nous ne demandons pas de changer vos logiciels. L'essentiel du temps se gagne entre les outils, pas dedans.
Nous, tant que vous le souhaitez. Vos équipes, dès qu'elles le veulent.
Tout est documenté en langage courant, et les automatisations tournent sur vos comptes.
Un accompagnement dans la durée existe si vous le préférez : c'est un choix, jamais une contrainte inscrite dans l'outil.
Uniquement ce qui lui est nécessaire, et jamais plus.
Le contenu concerné est transmis à un fournisseur professionnel sous contrat : il ne s'en sert pas pour entraîner ses modèles, et ne le conserve pas au-delà de ce qu'impose sa propre sécurité. Nous vous disons lequel, pour quel usage, et sur quels documents.
Si une donnée ne doit sortir sous aucun prétexte, nous la traitons autrement, ou nous ne la traitons pas.
Non, et rien n'est prévu pour que cela arrive.
Elle prépare, elle propose, elle classe : la validation reste humaine, et cela se vérifie dans ce que nous mettons en place.
Un acte qui engage la commune est validé et signé par une personne qui en a le pouvoir.
Cela dépend de la nature du besoin et du montant, et c'est à vos services de le dire.
Nous tenons une note factuelle et sourcée sur le cadre applicable. Demandez-la.
Nous nous adaptons à la procédure que vous retenez ; nous ne la choisissons pas à votre place.
Le budget primitif se prépare à l'automne et se vote au printemps.
Un diagnostic mené à l'automne alimente les arbitrages.
Le même projet présenté en février arrive après la décision.
Nous vous le dirons au cadrage, avant que vous engagiez quoi que ce soit.
Si nous ne voyons pas de gain réel, le dire est plus utile que d'occuper le terrain.
C'est aussi ce qui rend crédible tout ce que nous proposons par ailleurs.
Nous tenons à jour une note courte et sourcée sur le cadre applicable à l'achat d'une prestation de ce type par une collectivité.
Elle est factuelle, et ne remplace pas l'avis de vos services.
Contact
Sans engagement.
Si nous ne voyons pas de gain réel, nous vous le dirons.
